Prepárese para la certificación

Consideremos que ya eligió un sistema de gestión para implementar, existen ciertos pasos a seguir para estar preparado. Estos simples tips han sido muy valiosos para las empresas que buscan la certificación. Por eso cuando vaya a empezar, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Inicie este proceso con entusiasmo, su empresa va a dar un paso enorme y le llevará a mejores oportunidades :).
• Asegúrese que comprendió el concepto que se establece en la norma, y utilice la norma como guía para definir el sistema de gestión.
• Conozca qué repercusiones tiene para la empresa la aplicación de la norma y cuáles son sus implicaciones.
• Utilice la norma como herramienta de mejora continua.
• Infórmese sobre los riesgos y procesos que pueden afectar a la capacidad de su organización para llevar a cabo su estrategia de negocio.
• Seleccione su entidad de certificación con sumo cuidado.

¿Y ahora qué pasos debo seguir?

Estos son 10 pasos resumidos que le guiarán hasta la certificación:

• Adquirir la norma

Obtenga y lea una copia de la norma para familiarizarse con los requisitos y poder decidir si la certificación/registro tiene sentido para su organización.

• Revisar la bibliografía y el software

Existe una gran cantidad de información publicada que está diseñada para ayudarle a comprender e implementar una norma. Tenga en cuenta también que para algunas normas existen directrices desarrolladas sobre cómo implantar los requisitos dentro de una organización (por ejemplo, ISO/TS 9002 para ISO 9001 e ISO 14004 para ISO 14001). Invierta parte de su tiempo en investigar lo que está disponible, así como en identificar lo que podría servirle de ayuda en su proceso de implantación.

• Reunir un equipo y definir su estrategia

La adopción de un sistema de gestión debe ser una decisión estratégica considerada por parte de toda la organización. Es fundamental que la alta dirección participe en el proceso de resolución y creación. Son ellos los que deciden la estrategia empresarial que debe respaldar un sistema de gestión eficaz. Además, necesita un equipo dedicado para llevar a cabo su desarrollo e implantación.

• Determinar las necesidades de formación

Los miembros de su equipo responsables de implementar y mantener el sistema o sistemas de gestión deberán conocer todos los detalles de las normas aplicables. Este hecho no supone un problema, dado que existe una amplia gama de formación, talleres y seminarios diseñados para satisfacer adecuadamente estas necesidades. Esa es una de las bases fundamentales de capacitarse.

• Valorar la colaboración de un capacitador

Los asesores independientes pueden ayudar a definir una estrategia de implantación que sea factible, realista y económica. Si no conoce uno, ya sabes a quienes a cuales PARTNERS llamar.

• Elaborar una documentación adecuada al sistema de gestión

Elija una plataforma adecuada para la documentación de su sistema de gestión (por ejemplo, software específico, basado en mapas de procesos, basado en SharePoint). La decisión de esta plataforma es importante para garantizar una gestión, comunicación y aplicación eficaces. Su sistema de gestión debe describir las políticas y operaciones de su empresa. La documentación incluye los procesos pertinentes y otra información documentada necesaria para ayudarle a cumplir con los resultados previstos y los requisitos de la norma aplicable.

• Determinar, gestionar y documentar sus procesos

Un paso importante en el establecimiento de su sistema de gestión es determinar los procesos necesarios y sus interacciones de acuerdo con sus políticas, estrategia y objetivos. Estos procesos deben abarcar diversas áreas tales como:

• Realización de productos y servicios (procesos operativos)
• Satisfacción de las necesidades y expectativas relevantes de los clientes y de las partes interesadas.
• Procesos de gestión, incluyendo medición, análisis, mejora e innovación.

• Implantar el sistema de gestión

La comunicación y la formación son dos factores clave para una correcta implantación de la norma. Durante la fase de implantación, la empresa trabajará según los procesos establecidos y los criterios relacionados con el fin de documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestión.

• Considerar realizar una evaluación previa o preauditoría

Existe la posibilidad de optar por una evaluación preliminar de la implementación del sistema de gestión por parte de un organismo de certificación. El objetivo es identificar áreas de no conformidad o puntos débiles y permitirle corregir esas áreas antes de comenzar el proceso de certificación acreditada. Recibir una no conformidad, significa que una área concreta del sistema de gestión no cumple con los requisitos de la norma.

• Seleccionar la entidad de certificación/registrador

La relación que establezca con el organismo de certificación/registrador durará años, ya que su certificación debe mantenerse. Por lo que, para tener un sistema de gestión eficiente, el desarrollo de una mejora continua es la clave.

Si desea profundizar en cómo llevar estos puntos a su compañía no dude en escribirnos en busca de ayuda. [email protected]